Ogni associazione e organismo non profit, si sa, necessita di fondi per portare avanti la propria attività e centrare il proprio obiettivo (culturale, di promozione sociale, sportivo...). L’importante, per aumentare il gruzzolo, è muoversi d’anticipo, far girare bene e tanto la voce. Raggiungere tanti amici e tanti cuori.
Gli eventi di raccolta fondi organizzati di routine durante l’anno sono più semplici da comunicare. Pensiamo per esempio a un evento di piazza con la vendita di qualcosa, magari sempre nello stesso periodo, oppure a un concerto organizzato con il Comune il cui ricavato andrà a favore di un tale progetto e di una specifica finalità benefica. Basterà comunicare ai giornali e ai media della zona, fare inviti via Facebook ed email (usando i contatti già inseriti nel database), ricorrere a locandine e manifesti, anche flyer o volantini, se l’affissione è gratuita e se il budget lo consente, stando comunque attenti a indicare con precisione data, orario e luogo dell’evento.
È più facile che queste iniziative trovino spazio su quotidiani e freepress, periodici locali, in tv e nelle varie emittenti della zona (se l’iniziativa non è di portata nazionale con delle potenzialità pazzesche). Per esempio nelle pagine dedicate agli eventi della settimana, o in agenda nei siti internet che seguono la cronaca e gli appuntamenti del territorio c’è posto per queste cose. In tal caso, il problema è un altro: come far notare il vostro evento e farlo preferire a mille altri?!
Se l’associazione non ha un ufficio stampa o qualcuno che segua la comunicazione in maniera consapevole, nei modi e nei tempi giusti, si rischia di arrivare tardi e di sbagliare il colpo.
Il consiglio è di fornire sempre insieme alla locandina dell’iniziativa, in formato .pdf, anche qualche riga di testo. Meglio se con un’immagine. Le dimensioni variano a seconda del tipo di mezzo di comunicazione che si considera come destinatario (bisogna capire qual è il giusto anticipo, il giusto approfondimento, il giusto taglio da dare alla breve nota stampa).
L’aiuto di un professionista della comunicazione può spianare la strada, almeno nelle fasi inizialo, per destreggiarsi meglio e in maniera più efficace in seguito. Le regole base sono sempre le stesse: dare solo le informazioni strettamente necessarie al cittadino per partecipare all’evento, creare curiosità e attesa intorno all’iniziativa, non tradire l’immagine generale dell’associazione.
Dicevamo, visto il proliferare di eventi, progetti sociali e raccolte fondi, per fare la differenza non basta il lavoro dell’addetto stampa ma servirà pure un bel lavoro di squadra. Quindi un gran passaparola deve partire da dentro: da volontari, soci e simpatizzanti. Se ne deve parlare tanto e per tempo, negli studi medici, nei centri commerciali, ovunque vi viene in mente!
Ultime dritte, per i più diligenti. Nel programmare gli eventi più importanti è bene evitare i periodi dell’anno più carichi di iniziative, come Natale o la festa della donna, per esempio. Se questa serata è davvero fondamentale per la vostra associazione, per promuovervi e raccogliere fondi, allora è bene unire le forze: collaborare con altri enti (più gente partecipa e più voci si spargono) e cercare un paio di sponsor in più, che non fa mai male. Anche dare spazio alle “storie”, intese come testimonianze vere, sentite, profonde e vitali (strappalacrime, anche!) può aiutare a comunicare l’evento, a sensibilizzare chi vi circonda con sommo beneficio della raccolta fondi. L’ospite speciale va bene se è in linea con l’associazione, se non stona, se vi sostiene e vi comunica. Il buffet finale o d’accoglienza è sempre gradito. Un ottimo alleato del passaparola.